Zo kwalificeer jij zzp'ers binnen jouw organisatie in 7 stappen!

Je werkt met zzp’ers binnen jouw organisatie. Dit brengt een hoop onzekerheden met zich mee, zeker nu de regelgeving rondom schijnzelfstandigheid ingrijpend verandert. Als een zzp’er binnen jouw organisatie feitelijk als werknemer functioneert, dan kan dit grote juridische en fiscale gevolgen hebben. 

Vanaf januari 2025 komt er een actieve handhaving van de Belastingdienst. Een goede voorbereiding is essentieel om de risico’s voor jouw organisatie te vermijden. Om te bepalen of er sprake is van een dienstverband of een zzp’er binnen jouw organisatie, hebben wij de volgende stappen voor je op een rij gezet.

Stap 1: overzicht creëren 

Creëer een overzicht van alle zzp’ers in jouw organisatie. Zet hierin welke functies zij uitvoeren, de duur van hun opdrachten en eventuele eerdere dienstverbanden binnen de organisatie. Zo heb je een basis voor een verdere analyse. 

Stap 2: maak een zzp'er inventarisatie

Maak een contractanalyse: 

• Verzamel hierin alle relevante contracten en bepaal of de zpp’er via een bureau of direct is ingehuurd. 
• Controleer of de meest recente modelovereenkomsten van de Belastingdienst zijn gebruikt en nog actueel zijn. 
• Controleer of in het contract expliciet is opgenomen dat er geen sprake is van een dienstverband en wie verantwoordelijk is als dit toch wordt vastgesteld. Bekijk daarnaast of hierover specifieke afspraken zijn vastgelegd. Houd er rekening mee dat niet alle aansprakelijkheid volledig op de opdrachtnemer (in dat geval werknemer) kan worden afgewenteld.
  
  Maak een functieanalyse: 
• Controleer in het contract of er arbeidsrechtelijke bepalingen zijn opgenomen, zoals doorbetaling bij ziekte etc. 
• Bepaal of de functie een kernfunctie of staffunctie etc is. 
• Inventariseer de aard van de opdracht: wat zijn de verantwoordelijkheden? Wat zijn de werktijden? Wat is de locatie? Is het een tijdelijke opdracht? etc. 
• Onderzoek de mate van integratie in de organisatie: is er deelname aan overleggen? Wordt er gebruikgemaakt van bedrijfsmiddelen? Is er deelname aan bedrijfsactiviteiten?

Maak een financiële analyse:

• Controleer de facturatieprocedure, eventuele kostenvergoedingen en de hoogte van de vergoeding.
• Controleer of de zpp’er niet meedoet aan personeelsregelingen, zoals de cao. 
• Beoordeel of de zzp’er financieel zelfstandig is. Heeft de zzp’er bijvoorbeeld eigen verzekeringen? 
• Heeft de zzp’er een eigen BTW-nummer? 

Houdt overige factoren goed in gedachten: 

• Controleer of de zzp’er gebruik maakt van een eigen bedrijfsnaam, eigen bedrijfskleding en/of gebruik maakt van eigen bedrijfsmaterialen, zoals bijvoorbeeld een werkbus. 
• Is de zzp’er vervangbaar of niet? 

Stap 3: toets het tarief

Een cruciaal aspect bij het beoordelen van de arbeidsrelatie is het uurtarief van de zzp’er. Volgens het wetsvoorstel voor de Wet VBAR ontstaat een rechtsvermoeden van werknemerschap bij zzp’ers die minder dan €33 per uur verdienen. Ook onder de huidige wetgeving speelt het tarief een rol. In het Deliveroo-arrest oordeelde de Hoge Raad dat de hoogte van de beloning een belangrijk criterium is om vast te stellen of er sprake is van een arbeidsovereenkomst. Hierbij wordt meegenomen of de zzp’er daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om over zijn tarief te onderhandelen.

Zzp’ers met lagere tarieven hebben vaak minder ruimte om voorwaarden te bespreken en zijn afhankelijker van de opdrachtgever. Dit kan duiden op een gezagsverhouding, wat een arbeidsovereenkomst aannemelijker maakt.

Stap 4: beoordeel de aansturing

Beoordeel hoeveel aansturing en controle er vanuit de organisatie wordt uitgeoefend op de zzp’er. Analyseer hiervoor de functieanalyse uit stap 2. Hiermee kan je goed beoordelen of de zzp’er taken verricht die structureel onderdeel zijn van de organisatie of niet. 

Stap 5: beoordeel de zzp'er op ondernemerschap

Controleer of de zzp’er aan de criteria voor IB-ondernemerschap voldoet. Dit bestaat uit de volgende onderdelen:

• Gedraagt de zzp’er zich als ondernemer? Staat de zzp’er ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Doet de zzp’er bijvoorbeeld aan eigen acquisitie? En heeft de zzp’er meerdere opdrachtgevers per jaar?
• Werkt de zzp’er voor eigen rekening en risico?
• Zijn er geen tegenstrijdige signalen, zoals bijvoorbeeld eerdere dienstverbanden of een gebrek aan kenmerken van ondernemerschap?

Stap 6: neem een besluit

Op basis van bovenstaande analyses kan je bepalen hoe je nu verder gaat met de betreffende zzp’er. Afhankelijk van de risico’s en omstandigheden, kan je besluiten om: 

• De zzp’er alsnog als zelfstandige te blijven inhuren, mogelijk met aanpassingen in de werkwijze.
• De inleenconstructie en aansprakelijkheid duidelijker maken, door een gespecialiseerd bureau zoals Kracht in te schakelen. Dit biedt uitkomst wanneer een bureau de zzp’er rechtstreeks contracteert. 
• De zzp’er een arbeidsovereenkomst aanbieden, indien het werk onder gezag en structureel plaatsvindt, of de werkzaamheden beëindigen als een arbeidsovereenkomst niet wenselijk of passend is.

Stap 7: uitvoeren

Tot slot is het belangrijk om alle overeenkomsten en contracten aan te passen, zodat ze in lijn zijn met het besluit. Controleer of de contracten voldoen aan de meest recente wetgeving en schakel een arbeidsrechtspecialist van Kracht in om te garanderen dat alles juridisch correct is vastgelegd. Op deze manier minimaliseer je het risico op juridische conflicten.