Functioneringsgesprek voorbereiden

De beste voorbereiding voor jouw functioneringsgesprek

Jouw functioneringsgesprek komt eraan, je bent je aan het voorbereiden op jouw functioneringsgesprek of je hebt nog nooit een functioneringsgesprek gehad en bent benieuwd wat je te wachten staat. Om goed voorbereid je functioneringsgesprek in te gaan hebben we een aantal tips voor je op een rijtje gezet. Als je ze volgt dan weet je zeker dat je goed voorbereid bent en dat je met een actieve en constructieve houding het gesprek in gaat!

1. Reflecteer op je prestaties

Ga eens stil staan bij de afgelopen periode. Bijvoorbeeld de periode tussen je laatste functioneringsgesprek en nu. Wat heb je sindsdien bereikt? Waar ben je trots op? Maar ook: waar liep je tegenaan? Het helpt hierbij om specifieke voorbeelden op te schrijven van projecten die je gedraaid hebt of successen die je behaald hebt. Zorg dat je een goed beeld hebt van je eigen prestaties. Wel zo objectief mogelijk natuurlijk. Want, in een functioneringsgesprek ga je feedback ontvangen. Zorg dat je hier open voor staat en bedenk dus ook hoe je de kritiek gaat ontvangen. Onze tip: wees stil, luister goed en bedank de gever voor de feedback!

2. Heb je doelstellingen? Evalueer ze

Werken jullie in de organisatie met doelstellingen? Of werk je zelf met persoonlijke doelen? Evalueer dan deze doelstellingen eens. In hoeverre heb je ze bereikt of lig je op koers om ze te bereiken. Analyseer ook verder dan ja of nee. Waarom heb je ze behaald of niet behaald? Heb je om hulp gevraagd, of juist niet?

3. Stel een agenda op met punten die je wil bespreken

Het is een goed idee om een lijst te maken van punten die je met je leidinggevende wil bespreken. Dit kan van alles zijn. Bijvoorbeeld vragen over je functie, je ontwikkeling, de sfeer in het bedrijf, de samenwerking met je leidinggevende. Door een volledige lijst te maken zorg je ervoor dat je niets vergeet en het maximale uit het gesprek haalt.

4. Denk na over jouw toekomst

Waar zie je jezelf over een jaar? Of over vijf jaar? Denk na over je professionele ambities en hoe je huidige rol daarbij past. Het functioneringsgesprek is een uitgelezen kans om te praten over je carrièrepad en de ondersteuning die je daarbij nodig hebt.

5. Verzamel feedback van je collega's

Ga voorafgaand aan het gesprek eens bij je directe collega's langs. Wat vinden zij van je? Verzamel hun feedback over jou. Dit helpt je om een breder beeld te vormen over jezelf.

6. Verzamel alle benodigde documenten

Zorg ervoor dat je alle relevante documenten bij de hand hebt. Bijvoorbeeld het gespreksverslag van je vorige functioneringsgesprek of een overzicht van behaalde doelen.

7. Lees dit blog aandachtig door

Juist, je bent al een eindje gekomen! Maar, je bent er nog niet. In de rest van dit blog lees je nog veel meer interessante informatie waarmee je jezelf goed kunt voorbereiden. Bijvoorbeeld: welke vragen kun je verwachten of zelf stellen?

8. Oefen je gesprek

Misschien is deze tip voor jou een beetje overdreven, maar het kan zijn dat je een functioneringsgesprek erg spannend vindt. Het helpt je dan om het gesprek eens te oefenen met een vertrouwd iemand.

Welke vragen kan ik verwachten tijdens een functioneringsgesprek?

Hieronder lees je een aantal vragen die je kunt verwachten tijdens een functioneringsgesprek. Als je jezelf goed voorbereid op deze vragen dan ben je verzekerd van een goede en open dialoog tijdens het gesprek. Een aantal voorbeeldvragen die je gesteld zouden kunnen worden:

• Hoe beoordeel je je eigen prestaties het afgelopen jaar?
• Wat zijn volgens jou je grootste successen geweest?
• Waar zie je verbeterpunten in je werk?
• Hoe ervaar je de samenwerking binnen het team?
• Heb je voldoende middelen, hulp en begeleiding om je werk goed uit te voeren?
• Zijn er vaardigheden die je verder wil ontwikkelen?
• Hoe zie je jouw toekomst binnen het bedrijf?
• Zijn er veranderingen die je zou willen zien in je huidige rol of werkomgeving?
• Hoe zou je de communicatie en feedback vanuit het management beoordelen?
• Heb je feedback of suggesties voor verbeteringen binnen het team of de organisatie?
• Zijn er externe factoren die invloed hebben op je werkprestaties?

Welke vragen kan ik stellen tijdens een functioneringsgesprek?

Onthoud dat het gesprek tweerichtingsverkeer is. Dat betekent dat er ook ruimte is om jouw vragen te stellen. Hieronder een aantal voorbeeldvragen die je zou kunnen stellen aan je leidinggevende:

• Hoe beoordeelt je mijn prestaties in vergelijking met de verwachtingen?
• Op welke gebied(en) zie je de meeste mogelijkheid voor mijn ontwikkeling?
• Zijn er nieuwe vaardigheden of kennis die ik zou moeten aanleren?
• Hoe kan ik beter bijdragen aan het team of de organisatie?
• Zijn er toekomstige projecten of rollen waarvan je denkt dat ze goed bij mij zouden passen?
• Hoe kan ik mijn samenwerking met jou verbeteren?
• Wat zijn de belangrijkste doelen voor het komende jaar?
• Zijn er veranderingen in mijn rol of verantwoordelijkheden die we zouden moeten overwegen?
• Hoe kan ik je op een goede manier feedback geven?
• Kun je concrete voorbeelden geven van situaties waar ik het beter kan doen?

Tot slot, met deze 7 tips haal jij het meeste uit jouw functioneringsgesprek!

Afsluitend hebben we de 7 belangrijkste tips op een rijtje gezet. Als je deze goed opvolgt dan kan het niet anders dan dat jouw functioneringsgesprek een succes wordt.

1. Bereid je grondig voor! Reflecteer op je prestaties, denk na over wat je hebt bereikt en waar je kunt verbeteren. Verzamel voorbeelden en specifieke situaties om je punten kracht bij te zetten.
2. Stel doelen. Wees duidelijk over je toekomstige doelen en wat je nodig hebt om deze te bereiken. Tipje: zorg dat deze SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, en Tijdgebonden.
3. Sta open voor feedback. Luister naar de feedback van je leidinggevende, vraag om verduidelijking indien nodig, en beschouw feedback als een kans om te leren en te groeien. Bedank je leidinggevende altijd voor feedback!
4. Geef constructieve feedback. Het is een tweerichtingsgesprek, dus wees bereid om ook jouw feedback op een respectvolle en opbouwende manier te delen.
5. Vraag om voorbeelden. Als je leidinggevende verbeterpunten aandraagt, vraag dan om concrete voorbeelden, zodat je duidelijk weet wat en hoe je kunt verbeteren.
6. Volg afspraken op. Maak aantekeningen van de afspraken en actiepunten die tijdens het gesprek naar voren komen en zorg dat je deze opvolgt.
7. Blijf betrokken. Zie het functioneringsgesprek niet als een eenmalig event, maar als een onderdeel van een doorlopende dialoog over je carrière en ontwikkeling binnen de organisatie.