Wat is een functioneringsgesprek?

Wat is een functioneringsgesprek?

Het functioneringsgesprek is jouw moment om in de spotlight te staan over je werk, maar dan zonder de zenuwen van een optreden. Het is een gesprek tussen jou en je leidinggevende waarin jullie beiden open kaart spelen over hoe het gaat op je werk. In het gesprek gaat het niet alleen over hoe jij je werk doet, maar ook hoe je samenwerkt met je leidinggevende en je collega's. Het mooiste aan zo'n gesprek? Het is tweerichtingsverkeer! Jij en je leidinggevende geven beiden input en feedback aan elkaar met als doel om samen te kijken naar groei en verbetering!

Het is dus een dialoog waarin je praat over jouw successen, maar ook over jouw verbeterpunten. Anders dan bij een beoordelingsgesprek hoef je aan het eind niet bang te zijn voor een ‘cijfer'. Het functioneringsgesprek draait namelijk om een open communicatie en het verbeteren van werksfeer en prestaties. En dat is essentieel voor jouw persoonlijke ontwikkeling en het succes van het bedrijf! Onderzoek wijst namelijk uit dat medewerkers zich meer betrokken voelen bij hun werk wanneer zij regelmatig feedback krijgen. Het helpt en stimuleert jouw groei en ontwikkeling binnen het bedrijf.

Zie een functioneringsgesprek dus als een buitenkansje om samen met jouw leidinggevende te kijken hoe je ervoor staat. Wat gaat er goed? Wat kan er beter? En, hoe kun je samenwerken aan een nog mooiere toekomst bij het bedrijf. Met andere woorden: waar wil je naartoe in je carrière en hoe ga je hier een concreet plan bij maken om jouw doelen te bereiken. Die kans wil je niet laten lopen toch?

Waarom voer je een functioneringsgesprek?

Waarom voer je nou zo'n gesprek? Vooral om met elkaar in verbinding te komen. Het is een soort check-up, maar dan niet alleen voor je werkprestaties. Het gaat vooral ook over je welzijn op het werk. Samen met je leidinggevende sta je stil om te reflecteren op de afgelopen periode, om vervolgens weer naar de toekomst te kijken. Mocht je nog niet overtuigd zijn van het belang? Dan lees je hieronder 3 redenen waarom een functioneringsgesprek zo waardevol is:

1. Feedback is the breakfast of champions!

Dit gesprek geeft je de kans om feedback te krijgen en te geven over je werk. Het is het ideale moment om te horen wat er goed gaat en waar de ruimte voor verbetering zit. Dit werkt beide kanten op. Dus zowel van je leidinggevende naar jou als andersom.

2. Doelen stellen

Samen met je leidinggevende kun je in het gesprek doelen stellen voor de komende periode (bijvoorbeeld, tot het volgende functioneringsgesprek). Zo kun je doelgericht aan je eigen ontwikkeling blijven werken. Bij Kracht werken we bijvoorbeeld met een ontwikkelplan waarin we onze ontwikkeldoelen voor de komende jaren opschrijven. Het functioneringsgesprek is bij uitstek een ideaal moment om te toetsen of we nog op koers liggen!

3. Werken aan verbinding

Nu je bij elkaar zit in een open en transparant gesprek is het een goed idee om aan de verbinding met je leidinggevende te werken. Stel jezelf kwetsbaar op en bedank hem of haar voor de feedback. Oja, en heb het niet alleen over werk! Dat komt de verbinding tussen jullie ten goede en daarmee dus ook de samenwerking. Zie het gesprek niet als een formeel iets, maar als een onderdeel in je reis bij het bedrijf. Het geeft je richting, groei en versterkt jullie band.

Het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek

Dit is een veelgestelde vraag. Er ontstaat nogal eens verwarring over het verschil tussen deze twee gesprekstypes. We beantwoorden de vraag aan de hand van een aantal criteria: het doel van het gesprek, de flow van de feedback en de consequenties. Hieronder zie je per criterium het verschil tussen de twee uitgelegd.

1. Het doel van het gesprek

Er zit een wezenlijk verschil tussen het doel van de gesprekken. Het functioneringsgesprek is gericht op jouw ontwikkeling en hoe je jezelf voelt binnen de organisatie. Het gaat over jouw ervaring, hoe je je functie uitoefent en hoe je jezelf verder kunt ontwikkelen. Hierbij praat je over het verleden, heden en toekomstige doelen.

Een beoordelingsgesprek (ook wel evaluatiegesprek) is vooral gefocust op jouw werkprestaties over een bepaalde periode. Jouw werkgever en leidinggevende beoordelen hoe goed jij je werk hebt gedaan.

2. De flow van feedback

Een functioneringsgesprek is vooral een dialoog waarbij de uitwisseling van feedback tweerichtingsverkeer is. Jij kunt net zoveel zeggen over je werkomgeving en leidinggevende als zij over jou.

In een beoordelingsgesprek is de feedback eenzijdiger. Jouw leidinggevende beoordeelt jouw prestaties en koppelt dit naar je terug. Daarbij krijg je complimenten en feedback. Natuurlijk hoef je niet je mond te houden tijdens dit gesprek, maar de nadruk ligt wel op het oordeel van je leidinggevende.

3. De consequenties

In een functioneringsgesprek zijn er meestal geen directe consequenties. Het enige is dat je afspraken maakt over je ontwikkeling. Bijvoorbeeld in de vorm van een ontwikkelplan zoals we dat bij Team Kracht doen.

Een beoordelingsgesprek heeft vaak wél directe gevolgen. Afhankelijk van jouw beoordeling krijg je bijvoorbeeld salarisverhoging, contractverlenging, promotie of een bonus. Heb je een heel slecht beoordelingsgesprek gehad waarin jouw werkgever niet tevreden over je is? Dan kan het leiden tot het maken van een verbeterplan of zelfs het einde van je dienstverband.

Voorbeeld functioneringsgesprek

Het is belangrijk om te onthouden dat een functioneringsgesprek een dialoog is, geen monoloog. Het doel van het gesprek is om samen te werken aan jouw groei en ontwikkeling. Maar ook om ervoor te zorgen dat je je gewaardeerd en ondersteund voelt in je rol binnen de organisatie. Het gesprek zou zo kunnen verlopen:

Opening

Het gesprek begint meestal met een informele opening waarin jouw leidinggevende het doel van het gesprek uitlegt en de agenda kort doorneemt. Een goede opening zorgt voor een comfortabele sfeer en neemt eventuele spanning weg. Er kan bijvoorbeeld gestart worden met een simpele vraag zoals, "Hoe voel je je vandaag?" of "Is er iets specifieks dat je vandaag graag wilt bespreken?"

Terugblik op de afgelopen periode

Vervolgens reflecteren jij en je leidinggevende op het afgelopen jaar (of de periode sinds het laatste functioneringsgesprek). Je bespreekt je prestaties, successen en uitdagingen. Dit is het moment waarop je voorbereide punten en voorbeelden van je werk kunt inbrengen. De leidinggevende kan ook specifieke feedback geven over je bijdragen aan het team en het bedrijf.

Het bespreken van jouw ontwikkeling

Na de reflectie wordt er gekeken naar jouw ontwikkelingsbehoeften. Welke vaardigheden wil je ontwikkelen? Zijn er gebieden waarop je verbetering nodig hebt? Dit is ook het moment waarop eventuele behoeften aan training, hulp of begeleiding worden besproken. Samen kun je concrete stappen of doelen opstellen voor je persoonlijke en professionele groei.

De toekomst

Het gesprek verschuift dan naar de toekomst: welke doelen heb je voor de komende periode? Zijn er specifieke projecten waar je aan wilt werken? Dit onderdeel van het gesprek helpt om je carrièrepad binnen de organisatie vorm te geven en te zorgen dat je werk in lijn ligt met de doelstellingen van je team en het bedrijf.

Feedback geven & vragen stellen

Aan het eind van het gesprek krijg je de kans om feedback te geven op je ervaringen binnen de organisatie, de ondersteuning van je leidinggevende, en andere zaken die je belangrijk vindt. Dit is ook het moment om eventuele vragen te stellen die tijdens het gesprek naar boven zijn gekomen.

Afsluiting & afspraken

Tot slot vat jouw leidinggevende de belangrijkste punten van het gesprek samen, inclusief de afgesproken actiepunten en doelen voor de toekomst. Jullie bespreken hoe en wanneer deze doelen geëvalueerd zullen worden. Het gesprek eindigt met een dankwoord voor je inzet en de uitnodiging om open te blijven communiceren.

Haal meer uit jouw functioneringsgesprekken

Wil jij investeren in jouw werknemers? Functioneringsgesprekken zijn waardevolle momenten voor zowel werknemers als managers om open te communiceren, prestaties en problemen aan te pakken en toekomstige doelen en ontwikkelingen te bespreken. Voer je misschien al functioneringsgesprekken of wil je ermee gaan starten? In dit blog lees je alles over een ultieme voorbereiding op jouw functioneringsgesprek. Benieuwd hoe je op andere manier jouw medewerkers gemotiveerd houdt? Lees hier alles over hoe jij jouw medewerkers kunt binden aan jouw organisatie.