Een sollicitant op een positieve manier afwijzen

Een sollicitant netjes afwijzen, zo pak je dat aan

Het sollicitatieproces is een cruciale fase voor zowel werkgever als sollicitanten. Terwijl sollicitanten hoopvol hun cv's en motivatiebrieven indienen, zijn werkgevers verantwoordelijk voor het selecteren van de juiste kandidaten die het beste bij hun team en organisatie passen. Maar wat gebeurt er als de keuze niet op een bepaalde sollicitant valt? Het afwijzen van sollicitanten kan een gevoelig onderdeel van het proces zijn en hoort ook bij je rol als werkgever.

Of je nu een sollicitant gelijk afwijst na het lezen van hun cv en motivatiebrief of na één of meerdere sollicitatiegesprekken. Het kan én moet op een positieve en nette manier worden gedaan. In dit blog delen we enkele stappen voor werkgevers om sollicitanten op een positieve manier af te wijzen.

Sollicitant netjes afwijzen, waarom?

Veel werkzoekenden die hebben gesolliciteerd, ergeren zich aan het uitblijven van een reactie op hun sollicitatie of juist een afwijzing die helemaal niet aansluit op hoe zij het graag hadden gezien.

Als werkgever krijg je soms een overvloed aan reacties op een vacature. Toch is het dan ook niet netjes om sollicitanten niet af te wijzen. Een sollicitant neemt vaak de moeite om zich in jou als potentiële werkgever te verdiepen en zich zo goed mogelijk voor te bereiden. Dan is het ook zo netjes om een sollicitant op een passende manier af te wijzen wanneer hij of zij geen geschikte kandidaat is voor jouw organisatie.

Naast dat het netjes is om een sollicitant op een passende en positieve manier af te wijzen, is het als werkgever hoe dan ook niet verstandig om helemaal niets van je te laten horen. Je geeft de sollicitant namelijk totaal geen goede en professionele indruk van je bedrijf. Dit voorkom je door de sollicitant op een nette manier af te wijzen, met een positieve noot.

Sollicitanten netjes afwijzen, hoe?

In de NVP sollicitatiecode staan de basisregels over hoe je sollicitanten op een nette manier afwijst. Je bent niet verplicht om de sollicitatiecode te volgen, maar als werkgever geef je wel een goed visitekaartje af door dit wel te doen. In dit blog nemen we je verder mee in de verschillende fasen in de sollicitatieprocedure en hoe je sollicitanten op een nette, professionele en positieve manier afwijst.

Afwijzen na een schriftelijke sollicitatie

Wanneer een kandidaat heeft gesolliciteerd op een functie en hij of zij niet in aanmerking hiervoor komt, kan je de volgende tips voor een goede afwijzing volgen:

1. Stuur een ontvangstbevestiging; Wanneer je een sollicitatie hebt ontvangen, is de eerste stap altijd om een ontvangstbevestiging te sturen. Zo weten sollicitanten dat hun sollicitatie goed is aangekomen en dat deze wordt beoordeeld. Bedankt de sollicitant voor zijn of haar sollicitatie en geef hierin ook aan op welk termijn hij of zij een reactie kan verwachten.
2. Stuur een inhoudelijke reactie; Heb je de sollicitatie beoordeeld en komt de kandidaat niet in aanmerking voor een sollicitatiegesprek? Stuur dan een persoonlijk bericht terug met een afwijzing.

Afwijzen na een sollicitatiegesprek

Wanneer je met een sollicitant één of meerdere sollicitatiegesprekken hebt gehad en besluit om niet met hem of haar verder te gaan, dan heeft een telefonische afwijzing altijd de voorkeur.

Een persoonlijk gesprek wordt in dit geval veel meer gewaardeerd dan een brief of een e-mail. Dit draagt bij aan je imago als goede werkgever en vooral als je probeert om zo'n ‘slechtnieuwsgesprek' een positieve twist te geven. Geef bijvoorbeeld aan waar een sollicitant op kan letten bij volgende gesprekken en geef ook een ‘goede' reden waarom een sollicitant het niet is geworden. Lees onderaan deze pagina 6 algemene tips die je kan gebruiken voor een professionele en positieve afwijzing.

6 tips voor het afwijzen van een sollicitant

1. Wees dankbaar en waarderend; Wanneer sollicitanten de moeite hebben genomen om te solliciteren, verdienen ze op zijn minst een oprechte dankbetuiging voor hun interesse in de functie en het bedrijf. Begin het afwijzingsbericht of het telefoongesprek met een dankwoord dat laat zien dat je hun inzet waardeert en dat hun sollicitatie serieus is overwogen.
2. Persoonlijk; Een afwijzing moet niet koud en afstandelijk zijn. Probeer in plaats daarvan een persoonlijke touch toe te voegen. Verwijs bijvoorbeeld naar specifieke aspecten van hun sollicitatie die opvielen of bedank hen voor bepaalde vaardigheden of ervaringen die ze hebben gedeeld.
3. Geef constructieve feedback; Hoewel het niet altijd mogelijk is om uitgebreide feedback te geven aan elke sollicitant, kan het bieden van een paar constructieve opmerkingen hen helpen begrijpen waarom ze niet zijn gekozen. Voorkom negatieve bewoordingen en benadruk in plaats daarvan hoe ze zich verder kunnen ontwikkelen en wellicht beter kunnen passen bij toekomstige kansen.
4. Focus op positieve elementen; Een afwijzing betekent niet meteen dat de sollicitant volledig tekortschoot. Benadruk de positieve aspecten van hun sollicitatie, zoals de sterke punten in hun cv, relevante ervaring of hun manier van overkomen. Dit helpt om te beseffen dat ze waardevolle kwaliteiten hebben, ook al was het niet de juiste match voor deze functie.
5. Bied toekomstige mogelijkheden aan; Geef sollicitanten het gevoel dat de deur niet volledig gesloten is. Moedig hen aan om op de hoogte te blijven van toekomstige vacatures en herinner hen eraan dat de selectiecriteria voor verschillende functies kunnen variëren. Laat de sollicitanten weten dat hun inspanningen worden gewaardeerd en dat er altijd nieuwe kansen kunnen komen.
6. Respecteer hun tijd en inspanning; Het is belangrijk om de sollicitanten te laten weten dat je beseft dat zij er tijd en moeite in hebben gestoken. Houd hierbij daarom ook rekening met de tijd tussen het laatste contact en de afwijzing. Stel deze niet te lang uit. De sollicitant weet dan waar hij of zij aan toe is. Bedank de sollicitanten tot slot voor hun inspanning en wens ze veel succes met het vinden van een passende baan.

Het afwijzen van sollicitanten

Het afwijzen van sollicitanten kan een gevoelige kwestie zijn, maar het kan met empathie en respect worden afgehandeld. Door een positieve en constructieve houding aan te nemen, kun je een blijvende positieve indruk achterlaten, zelfs wanneer de kandidaat niet wordt geselecteerd. Het sollicitatieproces is niet alleen een kans om talent te vinden, maar ook om waardevolle relaties op te bouwen en te onderhouden.

Heb jij nou juist wél de goede kandidaat gevonden voor jouw organisatie en wil jij je goed voorbereiden op het arbeidsvoorwaardengesprek? Lees alles over de aandachtspunten van een arbeidsvoorwaardengesprek voor jou als werkgever.